Fester Rahmen für digitale Veranstaltungsformate

„Handbuch IQ Café“: Leitfaden erzielt optimale Wirkung durch konstante Qualität und flexible Struktur

Ausgangslage/Herausforderung

Die digitalen Online-Veranstaltungen IQ Café in Sachsen-Anhalt wurden als Reaktion auf hohe Informationsbedarfe der Ratsuchenden während der Corona-Beschränkungen gestartet. Initiiert durch die Koordination des Regionalen Integrationsnetzwerks etablierte sich das Format schnell und wurde bald auch für die Zielgruppen Unternehmen sowie für Mitarbeitende von Jobcentern und Arbeitsagenturen angeboten. Die Herausforderung bestand darin, den hohen Bedarf an Fachinformationen für die verschiedenen ratsuchende Personen, Unternehmen und Institutionen effizient und konsistent abzudecken, ohne ständig neue Ressourcen zu binden oder die digitalen Formate der Information und Beratung wiederholt anpassen zu müssen. Es war wichtig, eine Lösung zu schaffen, die es den involvierten Kolleg*innen und Teams erleichtert, Veranstaltungen ohne umfangreiche Vorbereitungen und Absprachen sowie wiederholte didaktische Überlegungen durchzuführen.

Umsetzung des Veranstaltungsformats

In den IQ Cafés werden Fragen zu zahlreichen Themen wie z. B. dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz oder den Voraussetzungen für die Anerkennung ausländischer Qualifikationen von Ratsuchenden behandelt. Deren Methodik konzentriert sich dabei weniger auf klassische Vorträge, sondern auf die aktive Beantwortung von Fragen, was den Dialog fördert und eine direkte Verbindung zu den weiterführenden Angeboten des IQ Netzwerks und deren Partner herstellt. Zum jeweiligen Thema lädt die Koordination des Regionalen Integrationsnetzwerks Expert*innen u. a. aus den IQ Fach-informationszentren, dem WelcomeCenter Sachsen-Anhalt, dem Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit, der Wirtschaftsförderung sowie den Industrie- und Handelskammern und den Handwerkskammern ein, die konkret und lösungsorientiert antworten können. Durch das Treffen im virtuellen Raum sind die Zugänge für alle Teilnehmenden niedrigschwellig, außerdem ist der Zeitaufwand geringer als bei Präsenzveranstaltungen. Für Formate, an denen Personen mit Deutsch als Zweitsprache teilnehmen, werden bei Bedarf Dolmetscher*innen hinzugezogen.

Das Ziel der Initiatoren der IQ Cafés war es, einen digitalen Fachstandard zu etablieren, der sowohl eine schnelle Integration spezialisierter Teams als auch eine konstante Qualität ermöglichte. Ein fester Handlungsrahmen sollte sicherstellen, dass jedes Veranstaltungsteam auf eine bewährte Struktur zurückgreifen kann, wodurch Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungszeiten erheblich reduziert werden. Nach der Bildung einer Task Force aus verschiedenen IQ Fachteams sowie der IQ Koordination des Regionalen Integrationsnetzwerks wurde der einheitliche Leitfaden „Handbuch IQ Café“ entwickelt. Der Ablauf wurde einerseits flexibel genug angelegt, um auf neue Fachfragen reagieren zu können. Andererseits spiegelt er ein gemeinsames Verständnis sowie die Einhaltung eines festen Rahmens in der Durchführung digitaler Fachveranstaltungen wider. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf eine bewährte Struktur zurückgreifen können. Der Leitfaden kann an verschiedene Themen angepasst werden und dient als Qualitätsmatrix für die digitale Durchführung der IQ Cafés. Das Handbuch beschreibt konkret, welche Voraussetzungen z. B. technischer Art je nach Fall vorliegen müssen, welche Zeitfenster für welchen Teil des Ablaufs eingeplant werden können und wie viele Personen aus welchen Bereichen das „Stammteam“ einer Veranstaltung bilden sollten. Der Leitfaden definiert aber auch genaue organisatorische Vorgaben, wie das frühzeitige Zusammenkommen aller zu beteiligenden Expert*innen zur Technikprüfung und für das Abstimmen letzter Absprachen.

Fazit

Seit der Einführung des Veranstaltungsformats im Jahr 2023 wurden über 20 Veranstaltungen mit durchschnittlich 20 Teilnehmenden durchgeführt. Für 2024 waren 19 Veranstaltungen dieser Art geplant oder fanden bereits statt. Die Rückmeldungen zeigen, dass die Kombination aus Struktur und Flexibilität es ermöglicht, zeitnah auf neue Beratungs- und Informationsbedarfe zu reagieren. Die hohe Standardisierung durch das „Handbuch IQ Café“ sichert ein gleichbleibendes Qualitätsniveau und reduziert die Vorbereitungszeit für die Expert*innen. Entscheidend ist die einfache und konsequente Anwendung des Leitfadens, der die Konzeption, Durchführung und Reflexion von digitalen Informationsveranstaltungen wesentlich erleichtert.