Außergewöhnlicher Service für Ratsuchende

Ausgangslage/Herausforderung

Bis zum Jahr 2017 war eine Anmeldung bei der mobilen Anerkennungs- und Qualifizierungsberatungsstelle in Nordrhein-Westfalen nur über Dritte möglich. Praktiziert wurden Beratungen bei Jobcentern, Arbeitsagenturen, Beratungsstellen, Weiterbildungseinrichtungen und auf Messen.

Das Ziel der Verantwortlichen für die IQ Anerkennungs- und Qualifizierungsberatung in NRW war es, ein zusätzliches flächendeckendes Angebot als Alternative für die weniger mobilen Fachkräfte zu schaffen. Dabei sollten die Ratsuchenden keine Zeit für einen Beratungstermin vor Ort aufwenden müssen. Gleichzeitig sollte das Beratungsgeschehen noch stärker in der Fläche stattfinden, was insbesondere für die weniger mobilen Beratungsfachkräfte zur Herausforderung wurde.

Umsetzung der IQ NRW Web-App

Als Reaktion auf die Herausforderung der Corona-Pandemie und wurde ein digitales Instrument entwickelt, das viele Vorarbeiten wie zum Beispiel Fragen zur Person und zum beruflichen Werdegang oder auch notwendige Zeugnisse sowie Dokumente unabhängig von einem persönlichen Beratungstermin abfragen und für Berater*innen vorhalten konnte.

So ehrgeizig wie herausfordernd war die Übersetzung der Fragebögen in zehn Sprachen sowie die Anpassung des Fragebogens an die IQ Dokumentation. Ratsuchende können sich auf der Internetseite des IQ Netzwerks NRW zur Beratung anmelden. Nachdem der Anmeldebutton einmal angeklickt wurde, kann die Anmeldung Schritt für Schritt vollzogen werden.

Idealerweise wird der Fragebogen in der Herkunftssprache vollständig ausgefüllt und die hochgeladenen Dokumente enthalten alle notwendigen Angaben. Anschließend erfolgt in der Regel eine Beratung per E-Mail, Telefon oder durch die Möglichkeit des Videochats.

Ursprünglich als Vorarbeit zu einer telefonischen oder E-Mail-Beratung gedacht, bekam die Web-App in Zeiten der Pandemie eine zusätzliche Bedeutung und wurde daher in 2020 vollständig von der IT und dem Beratungsteam überarbeitet. Das Anmeldeprozedere änderte sich nur unwesentlich. Anstelle der Papiereinwilligung gibt es nun die digitale Einwilligung und einige Fragen im Datenblatt wurden zum besseren Verständnis umformuliert.

Die Beratungsfälle werden seitens der Berater*innen direkt in der Web-App gelesen und sind dort in den unterschiedlichen Phasen des Beratungsprozesses unter den entsprechenden Arbeitsbereichen dauerhaft für alle Berater*innen einsehbar. Ebenso kann auf abgeschlossene Fälle zugegriffen werden. Die App dient nun vollständig der Verwaltung und der Abbildung eines Beratungsprozesses.

Fazit

Die Web-App ist seit 2017 ein Erfolgsmodell und wird von Ratsuchenden und Berater*innen gleichermaßen zunehmend genutzt. Seit einer umfangreichen Weiterentwicklung in 2020 bietet sie eine gute Grundlage, um auch in Zeiten der Pandemie ausländische Qualifikationen wertzuschätzen und anerkennen zu lassen.